Trello x OneNote x Google Calendar日程管理组合拳

Trello + OneNote + Google Calendar是我慢慢调整利用的一套适合自己的日程管理组合。目前这个探索的过程仍然在继续中,未来这个“三巨头”的组合可能会被替换成别的软件和平台。

日程管理组合拳:
1. Trello – 看板式日程管理APP,激发创造力
2. OneNote – 网上笔记本,脑内知识结构投射
3. Google Calendar – 网络日历,用它写日记

  1. Trello – 戳这里进入网页+APP
logo长这样


Trello是一款基于web的、看板风格的列表制作应用程序。很多人用它来规划日程,to-do-list,或者是项目管理,团队协作。

我知道Trello是因为一个同事他的业余爱好是开发小游戏。他跟朋友会把To do list按照开发阶段分成不同的boards。每个board下面列出需要做的事情,按照重要到不重要/紧急到不紧急的顺序从上到下排列,这样就会一目了然。具体每个人需要做什么,可以把任务分配到具体每个人。那些不重要不紧急的任务可以单独建一个board作为backlog。作为一个业余兴趣项目,他的boards有这些:游戏脚本,角色设定,程序设计,关卡设计,debug,后期宣传等。我比较常用的boards就是Trello默认的To do,doing, Done,还有自己加进去的backlog(积压的代办事务)。

每件任务做完之后,可以选择archive归档,这样这个任务就会消失,但是可以搜索出来。又或者是建立一个Done的board,做完任务后把卡片用鼠标拖到Done下面,特别有满足感。(又赚到了奖励自己的理由,开心)

界面是长这样的:每一列都是一个board,一个board可以有无数的任务小卡片。

Trello的最大优点是:免费,轻便,容易上手,随时修改,定制度好玩度极高。

比较火的界面,Trello给你整理了出来

四种常用界面:

1.项目管理的界面,可以点大图看看思路作为个人参考:

卡片上的不同颜色段落,是可以自己加上去,去标注轻重缓急的,你可以自己设计各种颜色代表的意义

那个落寞猫猫是动图,board里面支持插入meme gif,很好玩

2.看板界面:

这种更多是针对自我的时间管理,自我成长类的。可以发挥自己的装饰能力,去把每个board点缀成想要的样子。每个界面都可以选择是private,或者是分享跟别人共同编辑,这点跟live document一个道理。

用颜色模块来增加视觉效果的应用例子

3.简单项目:

这种针对的是单个项目。可以是类似前面提到的小游戏开发,某个你想策划的活动:例如私人事件,生日会,各种仪式聚会,或者是自己捣鼓捣鼓生活小“项目”,研发菜谱,开一个新社交账号等,都可以从这种简单的模板下手去规划时间和精力。

用life style图去装饰board的思路,背景图是可以换的


4.远程团队中心站:

这种可以是多人协作,列出来目前团队需要进行的项目有哪些,一目了然。

列出来所有进行中的项目或者代办项目,精力和时间就会自然地更好地被规划。


基础玩法:可以发散思维去想想怎么做出令自己觉得最顺眼的看板,管理代办项目,或者从这个平台上面学到的板块设计,化用到其他的手写日程本上,笔记本,日记本上。

进阶玩法:电子日历+Trello联动。这是需要付费的,在看板上可以插入第三方的插件(Trello 里面叫Power-Ups,挺生动),实现电子日历与Trello看板互联。这个叫:Calendar Power-Up,可以将看板里面的项目自动显示到Google日历上,或者在google日历创建的日程事件,自动同步到Trello里面。

Youtube资源:Trello Hacks #1: 2 new Extensions + Calendar Power-up

界面是大概长这样的,有每周界面,也有月界面。清晰明了,每个板块可以用鼠标随意拖动到每一天,随时修改添加。
周界面
实时同步到电子日历
随意拖选项目

下面是其他的Power-ups,也是付费features,一般我们日常生活工作需求其实免费版本的就足够好了。

有自动生成年度报告的,有搜索的,有按不同行业特点而设置的add-ons


所有手头上你想办的事情,都可以利用这个看板来提醒自己。列出来并不是用它来主导你的生活,而是让你能更科学地安排时间精力,然后剩下的事情陪伴重要的人,做自己想做的事情,做做白日梦,偷得浮生半日闲。

  1. OneNote真的是我一生推的软件,最喜欢的笔记软件没有之一。戳这里

这个APP我至少用了6年,目前的免费容量已经被我用完了需要每周买额外的内存,还是很值得。

分类界面长这样
左边是新版界面,右边是2016年版的界面,新版菜简约了很多。我是比较喜欢旧版。


官方定义:它是微软旗下的一个笔记程序,用于自由形式的信息收集和多用户协作。它收集用户的笔记、图纸、屏幕剪报和音频评论。Notes可以通过分享网络连接或者与其他OneNote用户直接共享。 —— 就基本上是个在线剪贴板。贴各种素材。

我的定义:它可以作为自己大脑知识结构的一个投影。包括你怎么去设计分类,如何去排列那些喜欢的资料,一定程度反映了自己大脑如何储存,怎么编排这些东西的。这些(知识,素材,学科片段)之间有什么联系,大脑里面的高速公路是怎样把他们连起来的?(类似《Learn more,study less》里面的观点)

一般的功能我就不介绍,官网跟youtube上一堆玩得很溜的大牛们,很多借鉴的例子。这里重点说下一个看似很简单,其实意义很重大的功能:Copy link to paragraph。

在OneNote里面选了一段,然后右击鼠标就会出现选项。操作跟复制粘贴一样。

这个功能可以让我们在记笔记的时候,把某些笔记粘贴到我们联想到的其他分类里面。例如我在学数据库基础的时候,整理出来的大纲的第七章跟第八章,跟我之前学到的SQL错题笔记是相呼应的,我就通过这个Copy Link to paragraph的功能,跳去SQL的错题笔记里面。当我看这些笔记的时候,就能快速地跳回以前做过的东西,去加深理解和建立知识点之间的联系。(就是一个任意门,快捷方式,帮你快速跳转到笔记本的另一些模块某个具体文段)

下面的蓝色字体就是粘贴后的快捷link:

数据库基础的目录


右方的蓝色字连接就是粘贴之后可以快速跳转到上方目录的连接。

之前创建的错题集

这个方法可以加大之前学到过的碎片化知识或者是整个框架的知识进行延展和联想。例如我在读小说的时候对应某个年代的衣服描述,而之后我整理图片的时候发现了,我就可以将两个不同的笔记通过这个方式连接起来,相当于搭了一个“高速公路”,让你在不同资料里面穿梭。好处是能更加容易记住两个东西之间的联系,互动,关联,而且加深自己对某个事情的理解。很多东西在跨学科里面的连接比我们想象中多,很多的规律都可以化用到不同的学科里面,甚至学科与学科之间,领域与领域之间的界限是人为划分的,不是泾渭分明的,你可以自己去划分,去延展。

  1. Google Calendar

这个是居家办公之后被我逐渐重视起来的工具。公司用这个App去管理会议,我就把所有的邮箱的日历都汇总到我的手机日历APP里面。每天打开就知道多个账号之间有什么日程的安排。

比起网页的view,我其实更喜欢手机app上的view,看起来更干净明了。

手机上的画面,一般是最左边的那种样子,模块颜色是可以自定的


令我大受启发的知乎回答:利用Google日历写日记 答主直接用它来写日记,加上自带的搜索功能,能够知道过去一年的某一天自己做过什么。一搜就知道。而且可以利用不同的颜色,设计去增加日程管理的乐趣感。也是一件小确幸的事情。

网图:这个是新版日历大概的样子,左下方可以去合并多个邮箱账号的日历,还有找到网上别人公开的日历:中国农历节日,其他国家、宗教的节日,球赛公开赛,赛季日程等。


除了纪录生日,重要的日期外,常用的是会议连接。因为新建event的时候,google日历都会自带一个Google meet的连接,也就是类似Zoom的网上视频会议连接。所以我们教会的读经活动,读书会等等,还有小组讨论那些都可以用这个方式,去“预约”别人的时间。同时可以记录地址,和事件的时间跨度。有个挺神奇的就是随着你放的地址不一样,日历卡片会自动改变封面图。。。例如上次我放了一个纪念公园的地址,它马上就把背景图换成追思之类的图。。。有点细致得可怕。它也会根据内容自动配不同背景图,例如你放birthday在标题,它会自动生成一个生日派对的背景图给你。

上方浅绿色长条的代表连续事件,一般我是用来提醒取消subscription,或者某些用户快过期要赶紧下载资料之类的。Recurring事件,我会设计每周都出现在某个时间,然后就跟朋友网上聚会聊天分享生活。

在自己的日历基础上,还可以添加网上的人自制的共享日历,例如下面这个月相日历,他会告诉你什么之后月相进行到什么阶段,具体的时间精确到分仲,还给你一个小小的月亮标志,好可爱。

月有阴晴圆缺,而你也知道


各种节日和运动的共享日历:

可以利用不同的颜色标注来显示在日历里面


之前有G家的员工投诉说,G家的产品越来越往反过来引导人类生活这种“邪道”走。这个有很多的文章和视频,我认为我们生活既然不能跟它清楚地割裂,干脆拥抱它,然后找到让自己舒服的使用方法。


日程管理组合拳 就是上面三种工具互相配合 (偶尔配合手写笔记)

**工作和课程还有某些重要日期会用Google日历标注出来,当然同事们肯定也会“如火如荼”地给你堆会议
**Trello是具体到每天,每周,每月的待办事项和积压事件。享受那个从to-do拖动小卡片到Done的过程
**OneNote则是用来记录收集到的资料和笔记,分门别类放好,随时有灵感就马上接着写。堆放电子书,视频,PPT资料,私人文件等。
好长。。。。假如有啥吐槽或者分享的请留言!!!我也看到其他很多好的APP或许你觉得好的我也去试试 :))未来假如我找到更合适的APP,或许会改用别的。

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